Publié le

Un bilan collectif et qualitatif d’une démarche collaborative

Qui ?

CTL de Saint-Brieuc Armor Agglomération

Enjeux

Clôture de la démarche de 3 ans par un temps de bilan participatif, convivial et festif

Quand ?

22 novembre 2022

Je développe

5 étapes sur 3 heures : intro, énoncé des actions, définition des apports, évaluation des objectifs, suite à donner

Difficile de proposer un bilan de qualité à la suite d’un projet long, mené avec de multiples acteurs. À travers l’exemple du CTL de Saint-Brieuc Armor Agglomération, voici une façon de mener un bilan participatif et son analyse. Pour conclure un projet collectivement, en proposant une autre forme que celle d’un long dossier.

Contexte du CTL avec Saint-Brieuc Armor Agglomération

Avec Saint-Brieuc Armor Agglomération, l’objectif était de mener un atelier bilan pour le Contrat Territoire Lecture (CTL) Inclusion Numérique 2019-2022. Le comité de pilotage souhaitait clôturer cette démarche de 3 ans par un temps de bilan participatif, convivial et festif.

Avec la facilitatrice graphique Céline Ziwès, cet atelier a été conçu et animé le 22 novembre 2022 au matin, au Ti ar Vro de Saint-Brieuc, pour une durée imposée de 3 heures. Vingt personnes y ont participé, venues d’horizons différents et impliquées de diverses manières dans le CTL, en tant que bénéficiaires ou prestataires.

Un atelier en 5 étapes

1. Accueil et introduction de l’atelier

L’accueil est personnalisé et chaleureux pour que tout le monde se sente le plus à l’aise possible. Dès l’entrée, les participants sont amenés à co-construire l’atelier. Chaque personne :

– est prise en photo pour agrémenter un mur des participants ;

– est invitée à dessiner sa représentation du CTL dans un dispositif de type “cadavre exquis” ;

– peut se servir une boisson.

Après une introduction de l’atelier par la conseillère pour le livre et la lecture de la Direction Régionale des Affaires Culturelles (Drac), Angélique et Céline se sont présentées et ont posé le cadre de ce bilan collectif.

2. Rendre visibles les actions menées

Tous les participants prennent connaissance des actions qui ont eu lieu pendant le CTL :

  • chaque participant reçoit une fiche action,
  • un échange entre trois personnes sur leurs fiches actions “Ai-je participé à l’action ? Qu’est-ce que j’en pense ?” ;
  • affichage au mur des fiches actions selon leur typologie et leur date de réalisation.

Cela permet que chacun prenne conscience de tout ce qui a été fait, quel que soit son rôle (participants ou organisateurs). Par exemple, des enseignants n’avaient pas connaissance des actions menées pour le grand public ou les temps de formations proposés aux bibliothécaires.

 

3. Définir et partager les apports du CTL

Une fois la prise de conscience globale du projet forgée par chaque participant, ceux-ci sont invités individuellement à noter leur bilan de la démarche. Pour cela, ils partent de leur propre vécu, et ce quel que soit leur niveau d’implication.

En s’appuyant sur la fiche suivante, ils complétaient ces points : “Ce que je retiens, ce qui aurait pu être fait autrement, ce que j’aurais aimé faire, se projeter sur la suite, quels besoins, mes propositions, etc”.

Puis 4 groupes se sont formés pour échanger et construire un bilan par groupe.

Enfin, chaque groupe à partager son bilan à l’ensemble des personnes présentes.

 

4. Évaluation des objectifs

3 objectif ont été retenus pour cette démarche :

  • Objectif n °1 : contribuer au développement des savoir-faire des publics les plus éloignés du numérique dans l’usage technique des outils comprenant l’interaction avec le numérique (démarches en ligne) et dans une meilleure compréhension des contenus véhiculés par le média numérique ;
  • Objectif n °2 : contribuer à la montée en compétences des acteurs œuvrant à la médiation liée aux outils et contenus numériques (bibliothécaires, intervenants du champ éducatif et social…) ;
  • Objectif n °3 : valoriser les usages du numérique dans leurs interactions avec de nombreux champs d’actions, notamment culturels : art numérique, lecture en ligne, éducation aux médias, jeux-vidéos, etc.

Pour évaluer ces objectifs, les participants ont été répartis autour de trois tables, chacune correspondant à l’un des objectifs. Les participants ont sélectionné les actions répondant à l’objectif. Chaque action à été évaluée à l’aide d’un verre mesureur, d’autant plus rempli que l’objectif était atteint grâce à elle. L’objectif a été évalué en faisant la moyenne des évaluations des actions.

Ensuite, chaque groupe s’est déplacé pour consulter les bilans des 2 autres objectifs. Un signal sonore indiquait le moment du changement de table.

5. Envies pour la suite du CTL et clotûre

À partir des bilans individuels et des envies exprimées pour la suite, tout a été synthétisé pendant l’atelier et partagé lors d’une restitution finale.

Analyse du format

Le format court, imposé sur une matinée, a permis de mobiliser les personnes sur une durée facilitant la participation. Les différentes séquences se sont enchaînées naturellement et rapidement ; un point apprécié par les participants, qui disent ne pas avoir vu le temps passer.

La musique qui a servi de signal entre les différents temps de l’atelier était également prévue pour l’accueil, pour proposer un moment toujours plus festif et convivial.

Chaque participant a pu intervenir à des moments distincts et de manière différente, incarnant véritablement chaque action et rendant le bilan hautement qualitatif.

Ce format permet d’accueillir plus de personnes. Ainsi co-construit, chaque action a pu être évaluée, malgré leur diversité et le temps imparti. Les participants ont été majoritairement satisfaits : “Il n’y a pas eu de moment d’ennui, tout s’est passé très vite”. Ce type d’événement est “rare”, “précieux”, et chacun s’est senti valorisé.

Il y a eu aussi de l’étonnement de la part de certains participants, compte tenu des représentations de chacun : “C’est surprenant d’être impliqué dès l’entrée !” ; “D’habitude, on est là pour écouter” ; etc. Enfin, 2 personnes ont demandé quand elles recevraient le vrai bilan sous format papier. Il n’était pas évident pour elles que nous l’avions manipulé toute la journée.

 

Propos recueillis par Céline Le Briand auprès d’Angélique Robert